Accord de traitement des données Loksi

1. Objet et parties

Le présent accord encadre les traitements de données à caractère personnel réalisés par ALEOP SAS (le Sous-traitant) pour le compte du Client (le Responsable de traitement) dans le cadre de l'abonnement à Loksi. Il est annexé aux conditions d'abonnement Loksi et en fait partie.

2. Particularité de Loksi : un contenu que le Sous-traitant ne peut pas lire

Les éléments enregistrés dans le Coffre (identifiants, mots de passe, notes, pièces jointes, noms des éléments et des collections) sont chiffrés sur l'appareil de l'Utilisateur, avec une clé dérivée de son mot de passe maître, avant d'être envoyés au serveur. Le Sous-traitant stocke, sauvegarde et restitue ces données chiffrées sans détenir la clé qui permettrait de les lire.

Les traitements du Sous-traitant portent donc, en clair, sur les seules données nécessaires au fonctionnement du Coffre : comptes des Utilisateurs, appartenance aux organisations et collections, et journaux techniques. Elles sont décrites à l'annexe 1.

3. Instructions du Client

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Client, dont le présent accord et l'usage du service par ses Utilisateurs font partie. Il informe le Client s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation.

4. Confidentialité

Les personnes autorisées à intervenir sur le Coffre sont soumises à une obligation de confidentialité. L'accès à l'administration du serveur est réservé aux administrateurs d'Aleop, depuis son réseau.

5. Sécurité

Le Sous-traitant met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à l'annexe 2. Il peut les faire évoluer, sans jamais baisser le niveau de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 3. Le Sous-traitant leur impose des obligations de protection équivalentes à celles du présent accord et reste responsable de leur exécution. Il informe le Client au moins trente (30) jours avant tout nouveau sous-traitant ultérieur ; le Client peut s'y opposer en résiliant.

7. Localisation et transferts

Le Coffre et ses sauvegardes sont hébergés en France. Aucune donnée du Coffre n'est transférée hors de l'Union européenne. Pour la messagerie mentionnée à l'annexe 3, tout transfert éventuel est encadré par une décision d'adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Droits des personnes concernées

Les Utilisateurs gèrent eux-mêmes leur compte et leurs données dans le Coffre, et le Client gère les comptes de son organisation. Le Sous-traitant aide le Client à répondre aux demandes qu'il reçoit, dans la limite de ce que le chiffrement lui permet.

9. Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Client toute violation de données le concernant dans un délai de quarante-huit (48) heures après en avoir eu connaissance, avec les informations disponibles, et l'assiste dans ses propres obligations de notification.

10. Sort des données en fin de contrat

À la fin de l'abonnement, le Coffre est arrêté et conservé trente (30) jours pour permettre un export, puis supprimé avec sa base. Les sauvegardes disparaissent au terme de leur cycle de rotation, trente-cinq (35) jours au plus. Une attestation de suppression est remise sur demande.

11. Documentation et audit

Le Sous-traitant met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Un audit peut être mené une fois par an, à la charge du Client, avec un préavis de trente (30) jours et sans accès aux données des autres clients.

12. Durée et responsabilité

Le présent accord s'applique pendant toute la durée de l'abonnement et jusqu'à la suppression des données. La responsabilité des parties suit les conditions d'abonnement Loksi.