Confidentialité des applications Klepsi

Les applications Klepsi pour iPhone, macOS et Windows sont éditées par ALEOP SAS, 99 vieille route de la Gavotte, Les Bastides du Cèdre, 13170 Les Pennes Mirabeau, France. Délégué à la protection des données : dpo@aleop.eu.

Les applications servent à saisir vos temps, vos absences et vos frais dans l'instance Klepsi de votre entreprise. Ces données appartiennent à votre entreprise, qui décide de leur usage et en est responsable. Aleop héberge l'instance pour son compte, dans les conditions de l'accord de traitement des données conclu avec votre entreprise.

• Aucune publicité, aucun traceur, aucune mesure d'audience.
• Aucun rapport de plantage envoyé automatiquement.
• Aucune donnée transmise à Aleop en dehors de l'instance de votre entreprise, ni à un tiers.

Avec l'instance dont vous saisissez l'adresse, par exemple societe.klepsi.app, toujours en connexion chiffrée. Tant qu'aucune adresse n'est saisie, l'application ne contacte aucun serveur.

Si votre entreprise a choisi une connexion par son compte Microsoft ou un autre fournisseur d'identité, la page de connexion de ce fournisseur s'ouvre pendant la connexion. C'est votre entreprise qui l'a choisi et qui contracte avec lui.

L'instance reçoit ce que vous saisissez : temps, absences, frais et leurs justificatifs, commentaires. Elle connaît aussi votre nom, votre adresse électronique, votre rôle et des journaux techniques (adresse IP, date et heure). Sur iPhone, le type d'appareil est enregistré avec la session à la connexion. Sur ordinateur, l'application se signale à l'instance par son nom et sa version.

L'instance est hébergée en France chez OVHcloud. Les courriels de service partent par Brevo, et le support passe par Jira Service Management d'Atlassian. Les applications ne contactent aucun de ces services. Le détail, les durées de conservation et les garanties sont dans l'accord de traitement des données conclu avec votre entreprise.

• Le jeton de connexion est rangé dans le trousseau de l'iPhone, réservé à cet appareil. Votre mot de passe n'est pas conservé.
• Pour travailler sans réseau, l'application garde une copie de votre compte, de vos projets et de vos dernières journées, ainsi que les saisies pas encore envoyées. Ces fichiers sont protégés par le chiffrement d'iOS. Les saisies partent vers l'instance au retour du réseau.
• Vos réglages restent sur le téléphone : adresse de l'instance, thème, verrouillage, rappel, cinq derniers projets utilisés, chrono en cours.
• La déconnexion efface le jeton et la copie de votre compte, de vos projets et de vos journées. Les saisies pas encore envoyées et un chrono en cours restent sur le téléphone, rattachés à votre compte. Ils partent à votre prochaine connexion, jamais sous le compte d'une autre personne qui se connecterait sur le même téléphone. L'application vous prévient avant une déconnexion qui en laisse. Pour tout effacer, envoyez d'abord vos saisies, déconnectez-vous puis supprimez l'application.

Chacune n'est demandée qu'au moment où vous utilisez la fonction, et vous pouvez la refuser.

• Appareil photo : photographier un justificatif de frais.
• Photos : choisir un justificatif déjà pris. Le sélecteur d'iOS ne donne à l'application que la photo choisie, pas votre photothèque. Avant l'envoi à l'instance, l'image est réduite et réenregistrée, sans les informations de la photo d'origine comme le lieu de prise de vue.
• Face ID ou Touch ID : verrouiller l'application, si vous l'activez. La reconnaissance est faite par iOS. L'application ne reçoit jamais vos données biométriques.
• Notifications : le rappel de 18 h les jours ouvrés, si vous l'activez. Il est programmé sur le téléphone et annulé dès qu'une saisie existe ce jour-là. Aucun serveur de notifications n'est utilisé.

Quand un chrono tourne, son projet, son client et le temps écoulé s'affichent sur l'écran verrouillé et dans la Dynamic Island. Ils sont donc visibles sans déverrouiller le téléphone. Vous pouvez couper cet affichage dans les réglages d'iOS, rubrique Klepsi, « Activités en direct ».

• La fenêtre affiche les pages de votre instance. Aucune autre adresse n'y est chargée, hormis la page de connexion de votre fournisseur d'identité.
• L'application garde dans son dossier l'adresse et le nom de l'instance, la taille et la position de la fenêtre, et l'option « Toujours au premier plan ». La session est un cookie de l'instance, effacé si vous changez d'instance.
• Pour travailler sans réseau, l'application garde aussi une copie de votre nom, de votre adresse électronique, de vos projets et de leurs clients, ainsi que les saisies pas encore envoyées et un chrono lancé sans réseau. Ces fichiers restent dans le dossier de l'application, lisibles par votre seul compte sur l'ordinateur. Les saisies partent vers l'instance au retour du réseau.
• Quand la session se ferme, la copie de votre compte, de vos projets et de vos clients est effacée. Les saisies pas encore envoyées et un chrono en cours restent, rattachés à votre compte et à l'instance. Ils partent à votre prochaine connexion, jamais sous le compte d'une autre personne ni vers une autre instance. L'application vous prévient avant un changement d'instance qui en laisse.
• Les pages de l'instance ne peuvent demander que deux autorisations : les notifications et la copie dans le presse-papiers. Pas de caméra, pas de micro, pas de localisation.
• Aucune mise à jour automatique : l'application ne contacte aucun serveur de mise à jour. Sur Windows, le Microsoft Store s'en charge.
• Sur Windows, la désinstallation efface les données de l'application, saisies en attente comprises.

Pour accéder à vos données, les rectifier ou les supprimer, adressez-vous d'abord à l'administrateur de votre entreprise, qui gère votre compte. Vous pouvez aussi écrire à dpo@aleop.eu. En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).

Pour toute question sur les applications, écrivez à support@aleop.eu. La politique de confidentialité du site aleop.eu est sur une page à part.